Alle organisasjoner bør være oppmerksomme på datasikkerhet og filmakulering. Å unnlate å beskytte dine egne og dine kunders sensitive data kan ha alvorlige økonomiske konsekvenser for private virksomheter, og muligens til og med tvinge dem til å stenge. Men kommunene må ta hensyn til alle elementer av datasikkerhet, fra filmakulering til cybersikkerhet.
Å tillate brudd er ikke et alternativ for byer eller kommuner eller andre kommunale organisasjoner. Dokumentene deres inneholder et vell av private data om private innbyggere, kommunalt ansatte og virksomheter i området som de er forpliktet til å beskytte. Personnummer, eiendoms- og skattedata, stemmeregistreringer og informasjon om rettshåndhevelse/offentlig sikkerhet er bare noen av tingene som kan være i fare. Å oppleve et databrudd svekker offentlig tillit, og kommuner har ikke råd til den økonomiske konsekvensen av et datainnbrudd når budsjettene deres allerede er tynt.
For å gjøre datasikkerheten enda mer utfordrende, er kommuner populære mål for nettkriminelle og datatyver. (I 2019 studerte Barracuda-forskere hundrevis av løsepengevare-angrep og fant at to tredjedeler av dem var rettet mot statlige organisasjoner.) Fordi tyvene vet at de er en rik kilde til verdifull data, må kommunene svare på angrep. høyeste standarder. Datasikkerhet – inkludert filmakulering.
Kommuner, dokumentmakulering og lover
Private selskaper kan ha et visst spillerom i å håndtere sensitiv dokumentmakulering, men offentlige organisasjoner må operere med etterlevelse i tankene. Visse statlige, lokale og bransjespesifikke lover styrer hvordan sensitive data håndteres og ødelegges. De spesifikke lovkravene til datasikkerhet for kommunale organisasjoner avhenger av deres plassering og nøyaktig type data de har. (For eksempel må enhver enhet med poster som inneholder beskyttet helseinformasjon overholde HIPAAs personvernregler for å beskytte PHI.)
Ettersom lover om datasikkerhet er i stadig utvikling, bør byledere konsultere sine juridiske rådgivere om spesifikke overholdelsesproblemer. I tilfelle en eventuell revisjon eller brudd, vil du trenge en skriftlig datadestruksjonspolicy som tar for seg dataødeleggelse og som har blitt gjennomgått, det vil si enhver organisasjon som bruker en sunn fornuft tilnærming til dokumentmakulering og dataødeleggelse – for eksempel bruk av A en anerkjent makuleringstjeneste for å ødelegge eventuelle sensitive filer og makulere harddisker, i stedet for å kaste disse materialene i søpla - kan allerede være i samsvar med relevante datasikkerhetslover.
Beste praksis for dokumentmakulering for kommuner
Når byledere vurderer strategier for å beskytte sine sensitive data, er det å følge disse beste praksisene for filmakulering et flott sted å begynne.
Dra nytte av vanlige og on-demand makuleringstjenester. Kommuner bør planlegge regelmessige hentinger gjennom en dokumentmakuleringstjeneste. Virksomheten stopper aldri, så sensitive filer (pluss utdaterte harddisker og annet knusbart materiale) vil fortsette å samle seg. Planlegging av rutinetjenester sparer tid for administratorer som administrerer leverandører. Noen ganger betyr imidlertid å vente på neste planlagte henting å ofre lagringsplass for esker og esker med utdaterte dokumenter. Jo lenger sensitive dokumenter oppbevares på kontoret, jo større er sjansen for at noen får uautorisert tilgang til dem. Bruk on-demand-tjenesten for raskt å håndtere alle presserende filmakuleringsbehov som oppstår.
Koordinere filmakulering på tvers av kommunale nettsteder. Sørge for at prosedyrer for dokumentmakulering følges konsekvent i hele kommuneorganisasjonen. Hvert kontor og/eller bygning bør ha sin egen ansvarlige person for å føre tilsyn med makulering av dokumenter og riktig dataødeleggelse.
Registrer dine knusende aktiviteter. Det er viktig at kommunene fører god oversikt over all dataødeleggelsesvirksomhet. Hvis du noen gang har gjennomført en datasikkerhetsrevisjon, eller hvis en innbygger eller enhet noen gang har opplevd et datainnbrudd og forsøkt å bevise at kommunale registre er kilden, vil du ønske å kunne demonstrere at alle kommunale data er administrert og sikkert ødelagt . Først, sørg for at du kan demonstrere "forvaringskjede" ved å bruke en NAID "AAA"-sertifisert dokumentmakuleringstjeneste for å transportere dokumenter, stasjoner og annet makulert materiale direkte fra lokalene dine til makuleringsanlegget deres. Sørg deretter for at en representant fra din organisasjon kan være vitne til at det kommunale materialet blir makulert. Til slutt, få et destruksjonsbevis som beskriver hva du har makulert og prosedyrene du fulgte.
Makulere opplæringsmanualer, tilgangsmerker og annet materiell kun for ansatte. Alt som utenforstående kan bruke for å få tilgang til kommunale lokaler eller tilgang til privat informasjon om nødprosedyrer eller kommunale bygninger utgjør en sikkerhetsrisiko. Makuler alltid disse gjenstandene i stedet for å resirkulere dem.
Vurder innbyggernes makuleringsbehov. Når du er i bransjen med å tilby en offentlig tjeneste, er organisering av en filmakuleringsbegivenhet bare en enkel måte å møte et felles behov. Alle individer i samfunnet bør ha en måte å beskytte sine sensitive data på, ikke alle har tilgang til en makuleringsmaskin. Ved å være vertskap for et makuleringsarrangement kan beboerne kjøre og slippe materialet i trygge makuleringsbiler.
Northeastern Data Destruction er dedikert til å møte dokumentmakuleringsbehovene til ulike organisasjoner, inkludert kommuner. Våre strenge sikkerhetsstandarder, sertifiseringer og lang erfaring med suksess betyr at kundene vet at de kan stole på at vi håndterer deres sensitive dokumentmakuleringsbehov. Kontakt meg i dag!